Organizacja eventu w bibliotece krok po kroku

Na początku wydaje się, że organizacja eventu przez bibliotekę jest sporym wyzwaniem - nic bardziej mylnego. Zdecydowanie jest to sztuka, którą szybko można opanować. Wystarczy zapamiętać podstawowe zasady oraz mieć konkretny pomysł na wydarzenie. Organizację każdego eventu możemy podzielić na trzy etapy: przygotowanie, przeprowadzenie oraz podsumowanie. Warto zadbać o każdy z nich, bo są równie ważne i w równy sposób mogą wpłynąć na odbiór naszego wydarzenia przez jego uczestników. Wymienione etapy wymagają wykonania wielu zadań, dlatego zaprezentuję je krok po kroku.

Krok 1 - Liczy się pomysł

Wszystko zaczyna się od pomysłu (pamiętajcie, nie ma złych pomysłów!).  Najlepsze pomysły kreuje potrzeba. Jeśli znamy naszych użytkowników i ich potrzeby, warto zrobić zespołową burzę mózgów i wspólnie wygenerować rozwiązania, które zaspokoją te potrzeby (np. twórcze warsztaty dla dzieci). Równie dobrze można inspirować się innymi - warto być na bieżąco z tym, co dzieje się w bibliotekach, pewne pomysły można dostosować do naszych potrzeb i przenieść je na grunt naszej instytucji.  Często też zdarza się tak, że ktoś przychodzi do biblioteki z gotowym pomysłem bądź mamy zlecone zadanie do wykonania (np.  festyn z okazji święta gminy czy kurs komputerowy dla seniorów),  potraktujmy je jako pole do kreacji i modyfikacji. Nie bójmy się pomysłów, zwłaszcza tych związanych z tym, co nas samych interesuje. Moja złota zasada to: „Róbmy wydarzenia, w których sami chcielibyśmy wziąć udział”.

Krok 2 - Określ cele 

Na tym etapie warto pamiętać, że liczy się nie tylko dobry pomysł, ale także cele, które chcemy dzięki niemu osiągnąć. Czy zależy nam na promocji naszej biblioteki i czytelnictwa? Czy chcemy pozyskać nowych użytkowników? Czy zapewnić miło spędzony czas uczestnikom? A może priorytetem jest budowanie społeczności wokół biblioteki? Zastanówcie się, co jest celem Waszego eventu, czego się od niego oczekuje. Warto spisać sobie cele, gdyż pomagają one ukierunkować uwagę oraz zwiększają zaangażowanie w działanie, ale przede wszystkim ułatwią Wam przygotowanie szczegółowego planu wydarzenia.

Krok 3 -  Odbiorca i jego motywacja 

Już na etapie tworzenia pomysłów i celów możemy określić adresata naszego wydarzenia. Warto bliżej przyjrzeć się odbiorcom planowanego eventu - jest to bardzo ważne, ponieważ na tej podstawie podejmiemy dalsze działania, takie jak czas i miejsce,  promocja czy sam scenariusz wydarzenia. Ustalcie motywację odbiorcy, co takiego musi się wydarzyć, aby chciał wziąć udział w naszym wydarzeniu. Z odbiorcą wiąże się też charakter eventu, może on być oficjalny z udziałem lokalnych władz i zaproszonych gości bądź mniej formalny. Pamiętajmy, jeśli kierujemy do kogoś oficjalne zaproszenie, zawsze wypada przywitać taką osobę na początku wydarzenia. Należy też zwrócić uwagę na odbiorcę pośredniego. Dla przykładu - organizujemy zajęcia dla dzieci, które są głównym odbiorcą. Pośrednim odbiorcą będzie opiekun, który przyprowadzi dziecko. Zadbajmy o niego.  Zwróćmy uwagę, czy będzie mógł wziąć czynny udział w zajęciach (czy ma na to chęć). Jeśli nie, czy gdzieś będzie mógł poczekać, a jeśli zostawia dziecko i idzie załatwić swoje sprawy, czy mamy jego numer telefonu.

Krok 4 - Czas i miejsce

W zależności od pomysłu i celu podejmij decyzję, czy wydarzenie będzie jednorazowe, czy będzie odbywać się cyklicznie. Przy wydarzeniach cyklicznych, takich jak np. spotkania dyskusyjnego klubu książki czy miłośników gier planszowych, warto wprowadzić stałe dni i godziny. Należy pamiętać, aby dobrać dzień tygodnia i porę dnia do odbiorców. Ważna jest także przestrzeń i jej odpowiednia aranżacja. Zadbajmy o komfort uczestników, tak żeby czuli się swobodnie, a wszystko, co potrzebne, było w zasięgu wzroku czy ręki. Jeśli organizujemy wydarzenie plenerowe, zawsze musimy uwzględnić czynnik pogody, warto mieć plan B na wypadek deszczu (namioty, zadaszone miejsce).  Warto organizować wydarzenia w szeroko rozumianej przestrzeni gminnej i miejscach spędzania przez mieszkańców wolnego czasu, dzięki temu mogą one mieć niepowtarzalny charakter i pozwolić bibliotekarzom formować lokalną sferę kulturalną, dotrzeć do osób, które na co dzień nie są czynnymi czytelnikami. W zależności od rodzaju aktywności zawsze należy zadbać o bezpieczeństwo oraz porządek. Warto pamiętać, że to jak będzie zorganizowana przestrzeń i jak się w niej będą czuć uczestnicy, ma kluczowe znaczenie.

Krok 6 – Budżet

Nawet najmniejsze wydarzenie generuje koszty, dlatego już na samym początku należy określić, ile możemy wydać pieniędzy. Jeśli nie dysponujemy dostatecznym budżetem, należy zastanowić się skąd pozyskać środki (konkursy, gmina, sponsorzy), warto też zastanowić się nad pozyskaniem partnerów, którzy będą mogli wnieść wkład finansowy. Zawsze pamiętajmy, że pieniądze nie najważniejsze, choć jak powszechnie wiadomo, znacznie łatwiej organizuje się wydarzenia, jeśli ma się na to fundusze.

Krok 6 – Partnerzy

Zawsze warto pozyskać partnerów. Nie chodzi tutaj o względy finansowe, chociaż oczywiście partner, który dołoży się do budżetu eventu, jest na wagę złota. Odpowiednio dobrani partnerzy pomagają budować społeczność, ułatwiają skuteczną promocję, mogą też zapewnić wartość merytoryczną wydarzenia. Pozyskiwaniem partnerów najlepiej zająć się stosunkowo wcześniej, tak aby włączyć go od samego początku we współorganizację wydarzenia. Pamiętajmy, że o partnerów należy dbać i budować z nimi pozytywne relacje, dobra współpraca przy jednym wydarzeniu, da nam szanse na kolejne wspólne działania.

Krok 7 -  Plan i scenariusz wydarzenia

Stwórzcie szczegółowy plan eventu,  krok po kroku rozpiszcie, jak będzie przebiegało wydarzenie, i ile zajmie czasu. Pamiętajcie, by program był ciągły, w tym celu warto podzielić sobie całe wydarzenie na poszczególne kategorie, a następnie do każdej z nich przydzielić mniejsze podkategorie i zadać sobie pytanie, czego musicie dopilnować w ramach każdej z kategorii.

Krok 8 -  Checklista

Lista kontrolna jest niezbędna, szczególnie jeśli mamy nadmiar obowiązków i dużo rzeczy do przygotowania. Stosowanie checklist bardzo to ułatwia i systematyzuje działania. Lista kontrolna redukuje także ryzyko błędu, tego, że coś nam umknie, a to także obniża poziom stresu i wpływa pozytywnie na jakość naszego wydarzenia.

Jak będziemy mieli opanowane te osiem kroków, możemy zacząć „biec” z promocją, pamiętajmy, aby była dopasowana do grupy docelowej. Samo wydarzenie powinno pójść już gładko. Podczas wydarzenia trzymajmy rękę na pulsie i pamiętajmy o ciągłym monitoringu (czy wszystko idzie zgodnie z planem i przygotowanym scenariuszem). Warto zadbać też o odpowiednią relację z wydarzenia (róbmy zdjęcia, nagrywajmy filmy), bo nasze wydarzenie nie kończy się w chwili wyjścia ostatniego uczestnika. Dobra relacja to podstawa, uczestnicy chętnie ją czytają i oglądają zdjęcia, a osoby, które nie były, być może nabiorą ochoty, aby następnym razem wziąć udział. Po wydarzeniu należy się spotkać i omówić co się udało i sprawdziło, a co Was zaskoczyło i można było zrobić inaczej. Warto też pytać samych uczestników o ich odczucia i opinie już podczas samego wydarzenia (jak jest do tego odpowiednia przestrzeń) bądź po jego zakończeniu np. w formie ankiety.

Najtrudniejszy jest pierwszy krok. Ważne, aby zacząć, z każdym kolejnym wydarzeniem nabywa się doświadczenie. W swojej pracy podejmuję różnego typu inicjatywy i jestem przekonany, że nie ma takiej potrzeby czy tematu, na podstawie którego bibliotekarze nie mogliby zrobić ciekawego wydarzenia z książką w tle, wszak działalność biblioteki jest uniwersalna i wszechstronna.

Autor: Paweł Dobrzelecki